• Contrat : CDD de remplacement
• Temps de travail : temps plein
• Lieu : Saint-Denis
• Début : dès que possible
• Rémunération : 35 000 € brut annuel
• Avantages : titres-restaurant

L’assistant(e) Ressources Humaines contribue à la continuité et à la qualité des activités du département People & Culture : gestion administrative du personnel, suivi des éléments variables de paie, des congés et du temps de travail, fiabilisation des données RH.

Il ou elle participe également à l’amélioration des processus internes, au déploiement des outils SIRH et à la production des indicateurs nécessaires au pilotage des ressources humaines.

Dans le cadre de ce CDD de remplacement, l’assistant(e) intervient en appui opérationnel du département, dans le respect des procédures internes, des obligations réglementaires et de la confidentialité des données.

Administration et gestion des dossiers du personnel

• Auditer les dossiers salariés physiques et numériques afin de vérifier leur exhaustivité, leur cohérence et leur conformité administrative.
• Identifier les pièces manquantes ou obsolètes et assurer leur collecte, leur mise à jour et leur archivage.
• Organiser et maintenir une arborescence documentaire structurée, harmonisée et sécurisée.
• Participer à la gestion administrative des entrées et sorties du personnel : contrats, avenants, déclarations, documents de fin de contrat et suivi des formalités associées.
• Assurer le suivi des échéances administratives et contractuelles : périodes d’essai, renouvellements, fins de contrats et titres de séjour, lorsque cela est applicable.
• Contribuer à la mise à jour du registre unique du personnel et des différents outils de suivi administratif.
• Coordonner les demandes de création, modification ou suppression des accès professionnels avec les services concernés.

Gestion des éléments variables de paie et suivi du prestataire

• Collecter, vérifier et consolider les éléments variables de paie (EVP) dans le respect du calendrier établi.
• Assurer le suivi des absences, congés, heures supplémentaires, repos compensateurs, primes et autres éléments ayant une incidence sur la rémunération. Contrôler la cohérence des données transmises au prestataire de paie avec les informations disponibles dans les outils RH.
• Participer à la vérification des bulletins de salaire et à l’identification des éventuelles anomalies.
• Assurer le suivi administratif des régularisations de paie et des soldes de tout compte.
• Participer au suivi des cotisations, affiliations et déclarations sociales, notamment dans le cadre de la DSN.
• Assurer les échanges opérationnels avec le prestataire externe et contribuer au respect des échéances de paie.
• Mettre en place des outils de contrôle et de traçabilité des éléments transmis.

Congés, absences et temps de travail

• Assurer le suivi des congés payés N et N-1, des absences et des différents compteurs individuels.
• Contrôler les demandes et validations de congés dans le respect des procédures internes.
• Participer au suivi des heures réalisées, des heures supplémentaires et des repos compensateurs.
• Identifier les incohérences entre les plannings, les déclarations de temps de travail et les données enregistrées dans le SIRH.
• Contribuer au contrôle du respect des durées légales et réglementaires de travail, des amplitudes horaires et des temps de repos.
• Suivre les anomalies de compteurs et participer à leur régularisation après validation des responsables compétents.
• Assurer la traçabilité des corrections et des ajustements effectués.

Gestion et déploiement du SIRH

• Assurer la saisie, l’actualisation et la fiabilisation des données individuelles des salariés.
• Participer à la transition et au déploiement du nouveau système d’information des ressources humaines.
• Contribuer à la reprise, au contrôle et à la vérification des données transférées entre les différents outils.
• Identifier, documenter et signaler les anomalies de paramétrage ou de fonctionnement.
• Participer à la réalisation de tests fonctionnels et au suivi des corrections.
• Accompagner les collaborateurs et managers dans l’utilisation des fonctionnalités RH, selon les besoins.
• Contribuer à la formalisation de procédures et de supports d’utilisation.

Reporting RH et suivi des indicateurs

• Concevoir, actualiser et fiabiliser les tableaux de bord du département People & Culture.
• Produire des indicateurs relatifs aux effectifs, mouvements du personnel, absences, congés, temps de travail et échéances administratives.
• Mettre en place des tableaux de suivi des anomalies, régularisations et actions en cours.
• Participer à l’automatisation et à l’amélioration des outils de reporting, notamment sur Excel.
• Vérifier la cohérence des données entre les différentes sources RH.
• Préparer des synthèses et reportings périodiques à destination du département et, selon les besoins, de la direction.

Intégration et accompagnement des collaborateurs

• Participer à l’organisation administrative de l’intégration des nouveaux salariés.
• Contribuer à la préparation et à la mise à jour des documents d’accueil et du livret du personnel.
• Participer au suivi des parcours d’intégration et des entretiens de période d’essai.
• Répondre aux demandes administratives courantes des collaborateurs et les orienter vers les interlocuteurs appropriés.

Formation et développement des compétences

• Participer au suivi administratif des actions de formation.
• Assurer la collecte et l’archivage des justificatifs, attestations et documents associés.
• Contribuer à la mise à jour des tableaux de suivi des formations réalisées et programmées.

Alternance

• Assurer le suivi administratif des alternants en poste : contrats, échanges avec les écoles et organismes de formation, échéances et justificatifs.
• Participer au recrutement et à l’accueil des nouveaux alternants : diffusion des offres auprès des écoles, suivi des candidatures, préparation des contrats, organisation de l’intégration.

Conformité sociale, santé au travail et mutuelle

• Participer au suivi administratif des obligations réglementaires RH.
• Assurer le suivi des relations avec la médecine du travail : convocations, visites médicales et documents relatifs à la santé au travail.
• Contribuer à la mise à jour des données nécessaires au suivi médical des collaborateurs.
• Assurer la gestion administrative de la mutuelle : affiliations, dispenses et échanges avec l’organisme.
• Participer à la collecte et à la consolidation des informations utiles aux démarches de prévention, notamment dans le cadre du DUERP.
• Identifier les anomalies ou échéances sensibles et alerter les responsables compétents.

Qualité de vie et conditions de travail

• Participer aux actions du département People & Culture en matière de qualité de vie et de conditions de travail.
• Contribuer à la préparation et au suivi des questionnaires, enquêtes internes et actions de sensibilisation.
• Participer à l’amélioration de l’accessibilité et de la qualité du service RH auprès des collaborateurs.
• Orienter les remontées individuelles vers les interlocuteurs compétents, dans le respect de la confidentialité.

Amélioration continue des processus RH

• Participer à la rédaction et à l’actualisation des procédures administratives RH.
• Identifier les possibilités de simplification, d’harmonisation et de digitalisation des processus.
• Contribuer à la mise en place d’outils de suivi et de contrôle permettant de sécuriser les pratiques du département.

Formation et expérience

• Formation Bac+2 à Bac+5 en ressources humaines, gestion, administration du personnel, droit social.
• Une première expérience de 4 ans minimum opérationnelle en administration du personnel et en gestion des éléments variables de paie est souhaitée.
• Une expérience dans un environnement utilisant un SIRH et un prestataire de paie externe serait appréciée.

Compétences techniques

• Bonne connaissance des fondamentaux de l’administration du personnel et du droit du travail français.
• Connaissance des éléments variables de paie et des mécanismes de gestion des congés et du temps de travail.
• Bonne maîtrise d’Excel, notamment pour la création et l’exploitation de tableaux de suivi.
• Maîtrise des outils bureautiques et aisance avec les logiciels SIRH.
• Capacité à contrôler, rapprocher et fiabiliser des données issues de plusieurs sources.
• Sensibilité aux obligations de confidentialité et de protection des données personnelles (RGPD).
• La maîtrise de l’anglais constitue un atout dans un environnement international.

Qualités personnelles

• Rigueur, fiabilité et sens du détail.
• Excellente organisation et capacité à gérer plusieurs échéances simultanément.
• Autonomie opérationnelle et capacité à identifier les situations nécessitant une validation.
• Esprit d’analyse et aptitude à détecter les incohérences.
• Discrétion et respect de la confidentialité des informations.
• Réactivité, sens du service et qualités relationnelles.
• Capacité d’adaptation à de nouveaux outils et processus.
• Esprit d’équipe, sens de l’initiative et adhésion aux valeurs humanitaires de Human Appeal France.

L’assistant(e) RH intervient sous la supervision du département People & Culture. Il ou elle assure le suivi opérationnel des activités confiées, effectue les contrôles de premier niveau et contribue à la préparation des éléments nécessaires aux décisions RH.

Les validations sensibles, les arbitrages juridiques, les décisions disciplinaires et les décisions ayant une incidence significative sur la rémunération ou la situation contractuelle des salariés relèvent des responsables habilités.

• Garantir la continuité et la fiabilité de la gestion administrative des dossiers salariés.
• Sécuriser la collecte, le contrôle et la transmission des éléments variables de paie.
• Améliorer le suivi des congés, absences, repos compensateurs et temps de travail.
• Contribuer à la fiabilisation des données et à la transition vers le nouveau SIRH.
• Renforcer la qualité, la régularité et l’exploitation des reportings RH.

Envoyez votre CV et une lettre de motivation à [email protected], avec l’objet : Candidature – Assistant(e) Ressources Humaines