Réceptionniste - Assistante administrative

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Réceptionniste - Assistante administrative

CONTEXTE

La réceptionniste a un rôle primordial au sein d’Human Appeal. Elle agit en tant que point de contact pour tous les départements et/ou besoins des équipes Human Appeal et assure le bon développement des opérations et des projets quotidiens, tout en fournissant un soutien opérationnel en toute confidentialité.

OBJECTIF

Au sein de l’organisation, la réceptionniste est amenée à effectuer des tâches administratives afin d’assurer le bon fonctionnement logistique du bureau, à gérer la réception et les courriers reçus, à assurer une fonction administrative et de service aux donateurs, et à superviser la budgétisation et le suivi financier des stocks de fournitures. Cette dernière est aussi tenue d'’avoir une excellente présentation et d’assurer un accueil irréprochable pour les visiteurs et les correspondants d'Human Appeal. Elle doit s’assurer du bon fonctionnement de la réception et soutenir la totalité des départements en interne.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

  • Gérer les courriers et appels entrants et sortants
  • Assurer la réception et l’accueil des donateurs et des visiteurs
  • Assurer le bon fonctionnement logistique du bureau, la commande et réception des colis
  • Fournir en temps voulu, un soutien administratif adapté aux différents services
  • Mener à bien et administrer les projets au jour le jour, en fonction des besoins.
  • Superviser sur demande les budgets et les documents relatifs aux dépenses financières, ainsi que fournir les rapports et les corrections nécessaires
  • Fournir un service administratif complet et un service aux donateurs conforme aux standards de Human Appeal
  • Veiller au maintien d'un bon environnement de travail, en terme de santé et de sécurité, notamment en réduisant au minimum les menaces (surveillance CCTV), en signalant tous les incidents/dangers et en enregistrant les informations pertinentes.

RESPONSABILITÉS

Relation donateurs :

  • Assurer la coordination avec les donateurs par téléphone et par e-mail, en recueillant les dons pour des services et des projets standard ou sur mesure, afin de maximiser toutes les possibilités de génération de revenus.

  • Servir de point de contact pour toute plainte en l'enregistrant, en assurant le suivi et en s'adressant aux parties prenantes concernées en tant que médiateur.

  • Aider à établir une meilleure certification ISO (système qualité qui répond aux exigences de la norme ISO 9001) et à minimiser la perte de donateurs en raison des plaintes.

  • Agir comme un point de contact, au téléphone ou en personne, pour toutes les parties prenantes (donateurs, fournisseurs, agences, personnel, société de ménage, ouvriers...) en fournissant à chacun une assistance et des informations générales, afin de garantir l'excellence du service client et un service de réponse rapide dans la continuité des activités.

Service administratif :

  • Maintenir et développer les procédures et systèmes administratifs en mettant à jour les dossiers (comme par exemple le suivi des absences) et en assurant le tri des documents/données physiques et électroniques pour que tous les dossiers soient sécurisés et aussi précis que possible

  • Mettre à jour et entrer les transactions dans tous les répertoires, y compris DMS, le suivi des absences, le journal des reçus, le répertoire des courriers de retours, les chèques, afin de garantir que les enregistrements sont aussi sûrs et précis que possible.

  • Gestion du courrier entrant et sortant, y compris l'aide à l'envoi d'informations confidentielles pour garantir que l'ONG maintienne une fonction postale efficace afin de répondre aux besoins de toutes les parties prenantes.

  • Maintenir les normes de santé et de sécurité en signalant les dangers, les comportements antisociaux, en enregistrant tous les accidents et incidents afin de garantir au mieux un environnement de travail sûr.

  • Fournir des services de secrétariat, notamment l'organisation de réunions et la participation à celles-ci, la rédaction de comptes rendus de réunions, le suivi des classements et de la saisie des données, l'acheminement des correspondances, la rédaction et la diffusion de messages selon les besoins, la protection et la conservation des informations confidentielles sensibles

  • Maintenir un niveau de stocks en papeterie et autres fournitures essentielles en fonction des besoins de l'ONG, afin d'assurer la continuité des activités et maintenir un bon environnement de travail.

  • Avec l'approbation du supérieur hiérarchique, fournir un soutien sur la réalisation des divers projets (production de la documentation et des exigences en matière de rapports), pour aider à leur réalisation.

  • Fournir un soutien administratif généraliste, notamment en matière de photocopie, de classement, de tri et de maintien de l'aspect de la réception, des bureaux et de l'entretien général conformément aux exigences de l'ONG, afin de garantir une bonne image publique aux visiteurs et aux correspondants.

NB : Les tâches des employés ne se limitent pas aux responsabilités susmentionnées ; ils peuvent effectuer d'autres tâches selon les besoins.

PROFIL RECHERCHÉ

  • Certificat ou diplôme en administration, commerce ou équivalent
  • Minimum 6 à 12 mois d'expérience dans un rôle similaire.
  • Excellence maîtrise des outils informatiques et compétences en matière de bureautique (Microsoft)
  • Français langue maternelle
  • Très bon niveau en anglais (parlé/écrit). Le fait de parler plusieurs langues est également très apprécié, notamment l’arabe.

COMPÉTENCES ATTENDUES

  • S'adapte et réagit positivement au changement et soutient les nouvelles initiatives, tout en exploitant les possibilités offertes.
  • Se préoccupe de la satisfaction des parties prenantes et fournit un service de qualité répondant aux normes établies. Prend des mesures pour maintenir les normes tout en atteignant les objectifs.
  • Soutient les autres et fait preuve de respect et de considération à leur égard, dans les situations d'ordre professionnel. Met l'humain au cœur de ses préoccupations, en travaillant activement avec les individus, les équipes, les donateurs et le personnel.
  • Entretient les relations avec les membres d'Human Appeal de manière confiante et détendue. Établit des contacts et des réseaux par le biais de différents moyens et gère les mésententes avec finesse.
  • Communique et établit un réseau professionnel efficacement, tout en réagissant rapidement à l'évolution de l'environnement, en étant à la fois clair et concis dans la transmission des messages.

Pour postuler, envoyez votre CV et Lettre de motivation à l'adresse suivante : maissa.ghaouel@humanappeal.fr

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