Assistant administratif (H/F)

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Assistant administratif (H/F)

En tant qu'assistant.e administrati.f.ve, vous serez en charge de maintenir une bonne organisation interne de notre structure, un rôle clé dans la bonne gestion de l'ONG.

Activités principales

  • Coordonner les rencontres internes et externes en tenant compte des agendas respectifs; réserver la salle de réunion (en présentiel), planifier les besoins liés à la tenue des réunions et effectuer un suivi des meetings (rédactions de meeting minutes);
  • Planifier et organiser certains déplacements en veillant aux diverses réservations (hébergement, transport, rencontres, restaurants) en collaboration avec les agences de voyages si besoin et effectuer les demandes d’autorisation (visas, autorisation médias, formulaires);
  • Assurer un suivi rigoureux de certains dossiers, dont les CV, l’entrée en poste et l’intégration des nouveaux membres à l’ONG;
  • Contribuer aux meilleures pratiques de gestion documentaire, créer et administrer les sites SharePoint, One Note, plateformes Teams et autres outils technologiques;
  • Préparer les comptes de dépenses, les notes de frais et les demandes de paiement selon les politiques en vigueur chez Human Appeal France;
  • Réviser et/ou traduire des lettres, documents divers et présentations;
  • Assister le Directeur Général dans l'exercice de ses fonctions, en répondant à ses demandes en priorité ;
  • Vérifier qu’il ne manque rien au niveau des ressources mises à disposition des salariés et bénévoles de l’association (salle de vie, cuisine, salle d’eau) et commander les éléments manquants;
  • Accomplir toutes autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées par la direction.

Profil et compétences

  • Bac +2 minimum en administratif, assistanat ou domaine connexe ;
  • Anglais niveau bilingue exigé ;
  • Minimum de 2 années d’expérience professionnelle pertinente dans un rôle similaire;
  • Excellente communication orale et écrite, en français et en anglais;
  • Maitrise de la suite Microsoft Office, plus particulièrement Outlook, PowerPoint, Word et Teams;
  • Connaissance des applications SharePoint; un atout.

Qualités générales

  • Rigueur et souci du détail;
  • Bon comparateur, économe lors des achats;
  • Grand sens de la collaboration et du travail en équipe;
  • Attentif aux besoins des salariés en conciergerie;
  • Capacité à respecter des échéanciers serrés, à résoudre des problèmes, à gérer plusieurs dossiers à la fois et à faire face à des changements constants et un rythme soutenu;
  • Flexibilité, disponibilité et sens de l’initiative;
  • Professionnalisme et courtoisie;
  • Discrétion;
  • Autonomie.

Pour postuler à cette offre de CDD d’un an reconductible en CDI, veuillez envoyer votre CV et lettre de motivation EN ANGLAIS à l'adresse suivante : maissa.ghaouel@humanappeal.fr.

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